28.12.2023 tarihli ve 2023/28 sayılı Senato Karar ekidir.
Yeniden Düzenleme-Değişiklik:06.03.2025 tarihli ve 2025/05 sayılı Yönetim Kurulu Karar ekidir.
T.C.
İSTANBUL SABAHATTİN ZAİM ÜNİVERSİTESİ
Akademik ve İdari Personelin
Yurt İçi ve Yurt Dışı İdari Görev Seyahat Yönergesi
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam ve Tanımlar
Amaç ve kapsam
Madde 1 - (1) İşbu Yönergenin amacı, İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi çalışanlarının yurt içine ve yurt dışına yapacakları Bilimsel Toplantılara Katılım Teşvik Yönergesi kapsamı dışında kalan iş/görev seyahatlerinde seyahat masraflarının ödeme usul ve yöntemlerini düzenlemektir.
(2) İşbu Yönerge, İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitenin akademik ve idari çalışanlarını kapsar.
Dayanak
Madde 2- (1) İşbu Yönerge 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 6245 sayılı Harcırah Kanunu ve Vakıf Yükseköğretim Kurumları Yönetmeliği hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde 3- (1) İşbu Yönerge ’de geçen;
- Üniversite: İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi’ni
- Mütevelli Heyet: İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi Mütevelli Heyeti’ni,
- Rektör: İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi Rektörünü,
- Genel Sekreter: İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi Genel Sekreterini,
- Birim Üst Yöneticisi: Fakültelerde dekanı, lisansüstü eğitim enstitüsünde enstitü müdürünü, idari birimlerde birim amirini,
- İdari Görev Seyahati: Akademik veya idari personel tarafından Üniversitenin idari bir görevini yerine getirmek üzere yapılan seyahatleri,
- Seyahat Gideri: Bir Seyahat Onay Formu ile yurtiçi veya yurtdışında idari görev seyahatine çıkan üniversite personeline seyahat süresince yapacağı zorunlu masrafların karşılığı olarak verilecek otel, yemek ve diğer giderleri (Şehir içi ulaşım, otopark ücreti vb.) ile gidiş-geliş yol ücretlerini,
- Harcırah: İdari ve akademik personelin idari amaçlı yurt dışı seyahatlerinde, personelin bu görevlere ilişkin konaklama ve yemek giderlerini karşılamak üzere yapılan ödemeyi,
- Avans: Seyahat harcamalarında kullanılmak üzere ilgili personele yapılacak ön ödemeyi,
İfade eder.
- Avans sorumlusu: Adına avans ödenen personeli ifade eder.
Yurtiçi ve yurt dışı seyahat giderleri ve uygulama esasları
MADDE 4– (1) Yurt içi seyahatlerde gerçek gider usulü uygulanır. Ancak konaklama ve yemek harcamaları tablo 2’de belirlenen üst limiti aşamaz. Yurt içi seyahat kapsamında yapılan tüm harcamaların Üniversite adına belgelendirilmesi esastır. Seyahat harcamaları kapsamında fiş gibi isimsiz veya bilet gibi kişiler adına düzenlenen belgeler birim üst yöneticisinin onayı ile kabul edilir.
(2) Yurt dışı seyahatlerde 6245 sayılı Harcırah Kanunu’nun 34. maddesi uyarınca Cumhurbaşkanlığı tarafından belirlenen tutar cetvelinin;
a) 1. Grup için 2 nolu sütunu,
b) 2. ve 3. Gruplar için 3 nolu sütunu
Esas alınarak harcırah usulü uygulanır. Yurt dışı seyahatlerinde sadece uçak/otobüs vb. bileti ve konaklama harcamalarının belgelendirilmesi yeterlidir. Seyahat harcamalarına ilişkin ödemelerde seyahatte geçirilen sürenin belirlenmesi Harcırah Kanunu Genel Tebliğleri uyarınca hesaplanır.
(3) Sunulan belgeler yurt içi seyahatler için gerçek gider usulünün uygulanmasında giderin belirlenmesi; yurt dışı seyahatler için ise seyahat süresinin tespiti ve ödenecek harcırah tutarının hesaplanması amacıyla kullanılır. Belgelendirilmeyen harcamalar işbu Yönergede belirtilen yetkililerce onaylanmadıkça kişisel harcama sayılır ve ödemesi yapılmaz.
(4) Seyahat eden personele avans seyahat öncesinde ödenir. Gidiş dönüş tarihleri kesinleşmiş planlı seyahatlerde hesaplanan harcırah tutarı harcırah cetvelinde belirtilen para biriminin Avrupa bölgesinde Euro, Avrupa dışında kalan ülkeler için ABD Dolar cinsinden seyahatten en geç 5 iş günü önce ödenir. İptal edilen görev seyahatleri için alınmış olan harcırah tutarı ise 5 iş günü içerisinde Üniversitemiz ilgili banka hesaplarına iade edilir.
(5) Seyahat eden personelin harcırah kapsamı dışında kalan ve bu Yönergede üniversite tarafından karşılanacağı belirtilen seyahat harcamalarına ilişkin belgeleri seyahatin tamamlanmasını izleyen 5 iş günü içinde “Seyahat Giderleri Beyan Formu”na (Ek:) ekleyerek birim sorumlusunun onayı alındıktan sonra Mali İşler Daire Başkanlığına ulaştırılır. Eğer personel avans kullanmışsa avans bakiyesini de bu süre içerisinde Üniversitenin banka hesabına yatırmak zorundadır. Süresinde kapatılmayan avanslar, izleyen ayda, avans alan kişinin ücretinden kesinti yoluyla kapatılır.
(6) Bir üst amirle birlikte seyahat edilmesi durumunda, üst amirin seyahat harcama limitlerinden ast da aynen faydalanabilir.
(7) Seyahat esnasında kullanılan taksi, arabalı vapur, paralı yol, köprü ve bunun gibi sair ulaşım giderleri, fatura, fiş, e devletten alınan geçiş kayıtları vb. belgelerin ibrazı ile ödenir.
(8) Harcırah dışında kalan seyahat harcamaları gerçek gider usulü esasına dayalı olarak yapılır. Yasal fatura, fiş vb. belgelerle belgelendirilemeyen harcamalar işbu Yönergede belirtilen yetkililerce onaylanmadıkça kişisel harcama sayılır ve ödemesi yapılmaz.
(9) Yurt içi ve yurt dışından alınan ve kendine özgü bütçesi olan Avrupa Birliği, Erasmus, TÜBİTAK vb. projelerde görev alan personelin seyahat harcamaları, ilgili projenin fonundan karşılanır ve projede belirtilen kurallar ve limitler esas alınır.
Seyahat izin ve başvurusu
MADDE 5- (1) İdari personelin yurt içi ve yurt dışı görevlendirmesi için üst amirinin/birim yöneticisinin önerisi ile Rektörün veya Genel Sekreterin onayı gerekir. Rektörün yurt içi ve yurt dışı idari görevlendirmeleri Mütevelli Heyeti Başkanı bilgisinde yapılır.
(2) Seyahat edecek akademik personelin görevlendirilmesi, birim yöneticisinin olumlu görüşü alınarak Rektör tarafından onaylanır.
(3) Seyahat avansı alınabilmesi için, seyahate çıkılmadan “Seyahat Görev Formu” doldurulur ve bir üst amirin onayını takiben ve seyahat başlangıç gününden en az 5 iş günü önce Mali İşler Daire Başkanlığına ulaştırılır ve belirlenen üst limitler dahilinde avans ilgili kişinin hesabına aktarılır.
Seyahat araçları
Madde 6- (1) Tablo 1’de belirtilen birinci grup hariç, Yurtiçi ve Yurtdışı seyahatlerde ekonomik mevki bilet alınır. İş ile ilgili olarak bir kolinin veya eşyanın götürülmesi veya getirilmesi dışında fazla bagaj bedeli ödenmez.
(2) Rektör veya Genel Sekreterin onayı alınmak koşulu ile personelin kendi özel aracı ile seyahat etmesi durumunda aracın cinsine ve markasına bakılmaksızın, belgelendirilmesi kaydıyla beyan edilen toplam km’de beher km için kullanılan yakıt cinsinin seyahat tarihindeki birim fiyatının %15’i ödenir. (Beyan Edilen Km x Birim Yakıt Ücreti x 0.15) Bunlar dışında herhangi bir ödeme yapılmaz.
Seyahatle ilgili ödemeler ve limitleri
Madde 7- (1) Yurt içi seyahatlerde uygulanacak günlük seyahat ödemeleri ve otel limitleri, seyahat gruplarına göre her yıl Ocak ayından geçerli olmak üzere TÜİK tarafından ilan edilen önceki yılın 12 aylık ortalama (ÜFE+TÜFE) /2 oranına kadar Üniversite Yönetim Kurulu kararıyla güncellenir.
(2) Seyahate giden personelin harcırah kapsamındaki otel ve yemek giderleri dışında kalan görevle ilgili yapmış olduğu giderler, belgelerin ilgili birim amirinin onayı ile ibrazı halinde Üniversite tarafından karşılanır. Konaklama ve yemek giderlerini karşılamak üzere belirlenmiş olan limitlere KDV dahildir.
Seyahat grupları ve harcama limitleri
MADDE 8– (1) Görevlendirilecek personelin gruplandırılması ve ödenecek yurt içi, yurt dışı harcama limitleri aşağıda listelenmiştir:
a) Görev unvanları ve seyahat grupları Tablo:1
|
Rektör,
|
1.Grup
|
|
Rektör Yardımcıları, Dekanlar, Enstitü ve Yüksekokul Müdürleri, Bölüm Başkanları, Profesörler, Doçentler, Dr. Öğretim Üyeleri, Genel Sekreter, Hukuk Müşaviri, İç Denetim Grup Başkanı, Genel Sekreter Yardımcıları, Daire Başkanları,
|
2.Grup
|
|
Koordinatörler, Müdürler, Avukatlar. Öğretim Görevlileri, Araştırma Görevlileri, Müdür Yardımcıları, Şefler, Uzmanlar, Memur, Teknisyen ve Diğer Personel.
|
3.Grup
|
b) Yurt içi ve yurt dışı otel ve yemek harcama limitleri
Tablo:2
|
Grup
|
Yurt İçi Otel ve Yemek
(Belgeli günlük üst limit)
|
Yurt Dışı Otel ve Yemek
(Günlük)
|
|
1.Grup
|
11.695,58 TL
|
Cumhurbaşkanlığı tarafından yayınlanan Yurtdışı Gündeliklerine İlişkin Cetvelin 2 nolu Sütunu (*)
|
|
2.ve 3. Gruplar
|
5.847,79 TL
|
Cumhurbaşkanlığı tarafından yayınlanan Yurtdışı Gündeliklerine İlişkin Cetvelin 3 nolu Sütunu (*)
|
(*) Gündeliklerine İlişkin Cetvelde diğer ülkeler maddesini kapsayan ülkelerde, ülke içi transfer masrafları harcırah limitine dahildir.
(2) Seyahat başlangıç ve bitiş tarihi ve süresinin hesaplanabilmesi için bu kapsamdaki harcamaların belgelendirilmesi esastır. Ancak belgelendirilmesi mümkün olmayan harcamalar yetkili amirin uygun görmesi, Rektör veya Rektör Yardımcılarından birinin onay ile kabul edilebilir.
(3) Belgelendirilmesi imkânsız yahut zor olan harcamalar dışındaki belgelendirilemeyen harcamalar ile hediyelik eşya, kıyafet, alkol, sigara, parfüm, makyaj malzemeleri vb. kişisel bakım malzemeleri kişisel harcama sayılır ve ödemesi yapılmaz.
Seyahat avanslarının kullanımı ile ilgili esaslar
MADDE 9– (1) Kurum, ana faaliyet konusu içine giren, ancak kurum dışında organize edilen ve kurumun yetkilileri veya personelinin katılımıyla gerçekleşen iş ve etkinliklerde, ihtiyaç duyulabilecek giderlerin karşılığını nakit olarak ödemek durumunda kalınması halinde bu ödemeler avans sorumluları aracılığıyla gerçekleştirilir.
(2) Avans sorumluları ihtiyaç duyulan harcama ve giderler için bu harcama ve giderlere uygun olarak avans talebinde bulunabilirler. Seyahat avansları akademik personel için Rektör veya Rektör Yardımcıları, idari personel için Genel Sekreterin onayı ile alınabilir.
(3) İşbu Yönerge kapsamında alınan avanslar, seyahatin bitimi tarihinden itibaren en geç 5 işgünü içinde kapatılır. Avans sorumluları yeni seyahat avansı talebinde bulunmadan önce eski avans bakiyelerini kapatmak zorundadırlar.
(4) Avans sorumluları, yararlanılan hizmet veya satın alınan emtia karşılığında karşı taraftan mutlaka bir belge (fatura, irsaliye, perakende satış fişi, ödeme kaydedici cihaz fişi, makbuz, yolcu bileti vb.) alarak, alınan avansın kapatılabilmesi için Seyahat Avansı Kapatma Formuna bu belgeleri eklemek zorundadırlar.
Sorumluluk
MADDE 10– (1) Bu Yönergede tanımlanan süre ve kurallara uygun olarak seyahat avansı ödenmesinden, belge ve beyanların kabulü, kontrolü, muhasebeleştirilmesi ve ödenmesinden Mali İşler Daire Başkanlığı sorumludur.
Hüküm bulunmayan haller
MADDE 11- (1) Bu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde, Üniversite Yönetim Kurulu tarafından alınan kararlara göre uygulama yapılır.
Yürürlük ve yürütme
MADDE 12– (1) Bu Yönerge Mütevelli Heyet tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.
(2) Bu Yönerge hükümlerini İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi Rektörü yürütür.
EKLER:
- Seyahat Görev Onay Formu
- Seyahat Giderleri Beyan Formu