Yazı İşleri ve Genel Evrak Şefliği


 

HAKKINDA

Yazı işleri ve Genel Evrak Şefliği, Genel sekreterlik bünyesinde kurulmuştur. Ekip çalışmasına uygun, paylaşımcı bir yönetimle kaliteli hizmet sunmak, etkin ve verimli bir şekilde çalışarak üniversitemiz kaynaklarının daha etkili kullanılmasını misyon edinmiş bir birimdir.

 

GÖREVLERİ

1. Rektörlük ve Genel Sekreterliğin yazışmalarını yürütmek,

2. Üniversitemiz idari birimleri ile ilgili bilgilerin Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi’ne (KAYSİS) işlenmesinin sağlanması ve idari birimlerimize ait yazışma kodlarının oluşturulması,

3. Üniversitemiz Mütevelli Heyet, Senato, Üniversite Yönetim Kurulu kararlarının yazılması ve korunması,

4. Üniversitelerarası Kurul doçentlik işlemlerinin yapılması

5. YÖK denetimleri ile ilgili tüm işlemlerin yapılması,

6. Üniversitemizde kurulan komisyonların kararlarının yazılması ve yazışmaların saklanması,

7. Resmi yazışmalardan kaynaklanan hizmet akışlarının verimli, düzenli ve uyumlu çalışmasını sağlamak,

8. Üniversiteye gelen evrakın, “Evrak Kabulüne” karar vermek veya kabulüne olur almak,

9. Üniversitenin “Merkezi Evrak Birimi” işlevini üstlenerek;

  a. Dış posta hizmetleri, gelen – giden evrakların, kayıt, koruma, muhafaza ve arşivlemek,

b. İç posta hizmetleri, gelen – giden evrakların, kayıt, koruma, muhafaza ve arşivlemek,

10. Üniversite ve bağlı birimler arasında ( akademik- idari ) resmi yazışma kurallarının mevzuatına uygun olarak uygulanmasını, bilgi, belge alışverişini hızlı, sağlıklı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini koordine etmek,

11. Yazışmalarda tekid’e düşmemek,

12. Dış ve İç posta hizmet alanlarında her türlü posta, yazı ve belgenin kayıtlarını günlük ve düzenli tutarak gereken emniyet ve güvenliği sağlamak,

13. Yazışma ve belgelerde; “Gizli”, “Çok Gizli”, “Kişiye Özel”, “Özel”, “Normal”, “İvedi (Acele)”, “Günlü” yazışma biçimlerinde öncelik sırasına göre, evraka gereken önem, koruma ve hassasiyetin gösterilmesini sağlamak,

14. İş ve hizmetlerimizi etkin, ekonomik, verimli ve hızlı yürütmek,

15. Üniversitemiz birimleri için yeni birim oluşturulmasına yönelik “İdari Birim Kodu” nun verilmesi, mevcut birim isim değişikliği ve silinecek birimlere yönelik işlemlerin yürütülmesini sağlamak,

16. Gelen-Giden evrakların sınıflandırılması, kayıtlanması,  dosyalanması, arşivlenmesi,  yazışmaların yapılması, duyurulması vb.,

17. Üniversitedeki yazışmaların yürürlükteki mevzuatlara uygun olarak yapılmasını sağlamak,

18. Fakülteler/Yüksekokullar ve diğer akademik ve idari birimler arasında yazışma koordinasyonunu sağlamak,

19. Üniversitemiz Fakülte/Yüksekokul ve Enstitüleri bünyesinde yeni açılacak bölümlere ait “Bölüm Açılış” ve  “Öğrenci Alım” teklif dosyalarını, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’ndan alınan bilgiler doğrultusunda hazırlamak ve Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı ile ilgili yazışmaları sağlamak,

20. Üniversitemiz birimlerindeki yazışmalarla ilgili yeni gelen personele yazışmalar konusunda bilgi aktarmak, birimimizce hazırlanan “Yazışma Sistemleri” ile ilgili sunum dosyasını ulaştırarak bilgilendirmek.

 

 

PERSONEL

 

Yurdagül TAŞ, Yazı İşleri Uzmanı 

E-mail: yurdagul.tas

Telefon: 0 (212) 692 96 42

Faks: 0 (212) 693 82 29

 

Pelin SÖNMEZ, Yazı İşleri Personeli 

E-mail: pelin.sonmez

Telefon: 0 (212) 692 98 74

Faks: 0 (212) 693 82 29

 

PAYLAŞ :

"Kent İçinde Bir Kampüs Üniversitesi"