Web Sitesi ve Duyuru Panoları İçerik Hazırlama, Yayınlama Prosedürü


T.C.
İSTANBUL SABAHATTİN ZAİM ÜNİVERSİTESİ
WEB SİTESİ ve DUYURU PANOLARI
İÇERİK HAZIRLAMA,  YAYINLAMA
PROSEDÜRÜ

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam ve Tanımlar

Amaç:
Madde 1
- Bu prosedürün amacı, üniversitemizin Web Sitesi ve Duyuru Panolarının yönetilmesi, planlanan içeriğin, türüne ve zaman planına göre hangi birimlerce hazırlanacağı, web sitesine veya panolara nasıl ve ne zaman ekleneceği, hangi makam tarafından onaylanacağına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam:
Madde 2
- Bu prosedür üniversite bünyesinde Duyuru Panoları sistemi dâhilinde, Üniversitemizde bulunan LCD ekranlarında iç iletişim amaçlı yayının güncel olarak yapılması, içeriklerin düzenlenmesi, içeriği sisteme ekleyecek olan birimleri, sorumlu birimi ve eklenen içeriği onaylayacak olan yetkililer ile ilgili hükümleri ile web sitesindeki haber, duyuru, etkinlik ve idari - akademik birimlerin içerik bilgilerini, içeriklerin format kriterleri ile ilgili hükümleri kapsar.

Tanımlar:
Madde 3
- Web sitesi için hazırlanan sayfalarda, içeriğe eklenmesi planlanan dosyalar için uygun format hazırlanmalıdır:

a - Resim dosyaları için “jpg” formatı kullanılmalıdır.

b - Resim dosya boyutları 200 KB’ı geçmemelidir.

c - Resim dosyalarının genişlik değeri: 650 piksel olmalıdır. (Yükseklik dikkate alınmayacak.)

d - Diğer dosyalar: Sadece web sitesinin yönetim panelinin izin verdiği dosyalar kullanılabilir (Ofis 2003/2007 dosyaları, resim dosyaları, sıkıştırılmış dosyalar, ses dosyaları, video dosyaları.)

e - Dosyaların yeniden isimlendirilmesi:

     1 - Galeri için eklenecek olan resim dosyalarında yeniden isimlendirmeye gerek yoktur.

     2 - Metin editöründen eklenecek dosya ve resimler için yeniden isimlendirmesi: “Yıl ay gün-birden fazla resim varsa numarası-başlığın baş harflerinin latin karşılığı” şeklindedir.

NOT:  Formatlarla ilgili teknik destek ihtiyaçları, Tanıtım ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından verilecektir.


İKİNCİ BÖLÜM
Tasarım ve Düzenleme, İçerik Hazırlama,
Resmi Onaya Gönderme, Yayınlama, Reklam, Nihai Sorumluluk

Tasarım ve Düzenleme:
Madde 3-
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Görev ve Sorumlulukları:

a - Web tasarımı için ihtiyaç duyulan yazılım geliştirme çalışmaları, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından yapılacak veya Üniversite Yönetiminin uygun görmesi ve onayı halinde dışarıdan bir firmaya yaptırılacak.

Tanıtım ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Görev ve Sorumlulukları:

A - Web sitesi içerik ile ilgili her türlü grafik çalışması (fotoğraf çekimi, bilgisayar ortamında oluşturulabilen tüm grafikler ve bunların düzenlenmesi) Tanıtım  ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından yapılacaktır.

B - Duyuru Panoları ile ilgili Tasarım ve Düzenleme işlemlerinde belirtilen aşağıdaki maddeler, Tanıtım ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından, hizmet alınan firmaya yaptırılacaktır.

a. Şablon Tasarımı: Kurumsal ihtiyaçlara uygun video, altyazı ve diğer görsel öğelere ek olarak saat, hava durumu gibi tercih edilebilecek bilgilerin yer alacağı bir şablon oluşturulması ve bu şablonun mekân/donanıma göre yatay ve/veya dikey olarak ekran üzerine uygulanacaktır.

b. Genel Kurumsal Tema Tasarımı: Üniversite ya da firma tarafından geliştirilen fon tasarımlarının duyuru panolarının ekranlarında uygulanması ve kurumsal kimliğin ekranların bulunduğu uç noktalarda bu şekilde yansıtılacaktır.

c. Yıllık Kurumsal Tema Planı: Özel günler için (Örnek: Milli ve Dini Bayramlar, İstiklal Marşının kabulü, sosyal içerikli günler dünya çevre günü, vb. gibi) Üniversite tarafından verilen yıllık plan temel alınacaktır. Bu plandaki fon standartları iki yolla belirlenebilecektir:

1 - Üniversite tarafından özel gün için hazır olan bir kurumsal teması var ise, bu tema ilgili birim tarafından firmaya iletilecektir. 

2 - Yukarıdaki madde de bu özel günler için hazırlanmış bir temanın Üniversite tarafından sağlanamaması durumunda, firma tarafından sağlanacaktır. Sağlanan fon planı üniversitenin onayına sunulacaktır. Onay alınmasını takiben, ilgili tema tasarımı firma tarafından özel gün de yayınlanacaktır.

d. Statik poster formatında sağlanan afişlerin hareketlendirilmesi yapılacaktır. Statik görseller, Duyuru Panolarının amacına uygun sessiz, kısa ve ilgi çekici animasyonlar haline getirilecektir.

e. Kurum tarafından temin edilen video tabanlı görsel malzemeler, Duyuru Panoları ekranlarında yayına uygun hale getirmek amaçlı olarak gerektiğinde formatlanacak, yeniden boyutlandırılacak, kesme/kısaltma, sessiz hale getirme gibi işlemler gerçekleştirilecektir.

f. Metin oluşturma, Tanıtım ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından verilen içerikler doğrultusunda özet mesaj ve altyazı metinleri hazırlanacaktır.

İçerik Hazırlama:
Madde 4-

Tanıtım ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Görev ve Sorumlulukları:

a - Web sitesi ve panoların içeriklerinin, yönetim ve işleyişi sağlanacaktır.

b - Web Sitesi ve Duyuru Panolarında yayınlanacak olan haber, duyuru, etkinlik vs. gibi içerikler ilgili birim tarafından hazırlandıktan sonra, Tanıtım ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından yayınlanacaktır.

c - Akademik ve diğer idari birimler tarafından bir yayın ve haber yapılması talep edilirse Tanıtım ve Halkla ilişkiler Müdürlüğüne iletilecek, onay prosedürü aşağıda belirtiği gibi uygulanacaktır.

     Akademik takvim, öğrenci işleri vs. ile ilgili bilgiler Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ve/veya Fakülte Sekreterliği tarafından; sağlık, kültürel, sportif ve öğrenci kulüpleri ile ilgili içerik ve etkinlikler Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığınca hazırlanıp Tanıtım ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne gönderilecektir. Diğer ilgili birimler de aynı çerçevede talep ve isteklerini doğrudan Tanıtım ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’ne ileteceklerdir. Her idari birimde konuyla ilgilenen bir web yetkilisi belirlenecek ve Tanıtım ve Halkla İlişkiler birimi ile koordinasyonu bu kişi gerçekleştirecektir.

d -  Fakülte, Enstitü ve Yüksekokullara ait web sitesine, bilgi ekranlarına ve  sosyal medyaya konacak içeriklerin hazırlanması, kontrolü, güncellenmesi, yayın onayının verilmesi, yayından kaldırılması, eksikliklerin tespit edilerek tamamlatılması vb. konulardan aşağıda isimleri bulunan Fakülte/Yüksekokul/Enstitü web yetkilileri ilgili birimlerinden sorumludur. Bu sorumlular gerekli içerik ve değişiklik taleplerini Tanıtım ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’ne iletirler. Tanıtım ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü bu içerik veya değişikliği doğrudan yayınlar veya yayından kaldırılır.

      Sosyal Bilimler Enstitüsü Web Yetkilisi

      Fen Bilimleri Enstitüsü Web Yetkilisi

      Mühendislik ve Doğa Bilimleri Fakültesi Web Yetkilisi

      Eğitim Fakültesi Web Yetkilisi

      Yabancı Diller Yüksekokulu ve Hazırlık Birimi Web Yetkilisi

      İşletme ve Yönetim Bilimleri Fakültesi Web Yetkilisi

      İnsan ve Toplum Bilimleri Fakültesi Web Yetkilisi

      Ayrıca yeni açılacak fakültelerden seçilecek Web Yetkilileri

      Her daire başkanlığından sorumlu bir Yetkili

e- İlgili birimlerce hazırlanacak içerikler, Türkçe ve/veya İngilizce olarak hazırlanacaktır. İngilizce içeriğin hazırlanamadığı durumda, Rektörlük makamınca belirlenen  “Tercüme Komisyonu” tarafından çeviriler yapılacaktır. İlgili içeriklerin tercümesinin takibinden Tanıtım ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü sorumludur.

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Görev ve Sorumlulukları:

a - Web Sitesi ve Duyuru Panoları Sistemine teknik destek vermek ve sistemi çalışabilir vaziyette yönetmek.

Resmi Onaya Gönderme:
Madde 5
- Madde 4 te hazırlanan içeriğin onaya gönderilmesi.

Tanıtım ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Görev ve Sorumlulukları:
a - İdari birimlerce hazırlanan nihai içerik, Tanıtım ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından kontrol edilerek ilgili Genel Sekreter Yardımcısı’na sunulur.

b - Akademik birimlerce hazırlanan içerik ilgili akademik sorumlunun oluru ile Genel Sekreter Yardımcısı’nın onayına sunulur.

Yayınlama:

Madde 6-


Tanıtım ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Görev ve Sorumlulukları:

a - Web sitesi ve Duyuru Panoları için onayı alınan içerikler Tanıtım ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından Bilgi işlem Daire Başkanlığınca yetki verilen “Yönetim Paneli Ekranı’ndan” gerekli onayların alınmasından sonra yayınlanır. İçeriğin yayın süresi, ilgili birimin teklifi göz önüne alınarak Tanıtım ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından yönetilir ve kontrol edilir. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı yayın devamlılığı ve güvenirliliğini sağlayacak teknik destekten sorumludur.

Tanıtım ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nce hazırlanan ve ilgili Genel Sekreter Yardımcısı’nın uygun gördüğü içerikler web sitesi, duyuru panoları ve sosyal medyada yayınlanır.

Reklam:

Madde 7: Web sitesi ve Duyuru Panoları yayınlarında İcra Kurulu onayından geçen reklamlar yayınlanır. İlgili reklamlarda İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi’nin kültür, misyon ve vizyonuna uygunluk şartı aranır. Reklamların belirlenen bedelinin tahsilatı Bütçe Daire Başkanlığı kontrolünde yapılır.

Nihai Sorumluluk:

Madde 8-  Bu prosedür İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi Genel Sekreteri tarafından yürütülür.

PAYLAŞ :

"Kent İçinde Bir Kampüs Üniversitesi"